מהו אופן ספייס?

העידן המודרני הביא איתו לא מעט שינויים בעולם העבודה, והרבה מהם אלו שינויים הקשורים במיקום הפיזי שבו עובדים. היום ברור שחיבור וקרבה בין העובדים יכולים להשתלם הרבה יותר למעסיקים, ומתוך כך נולד הרעיון של האופן ספייס. אם גם לכם יש חברה שלה עובדים ואתם מחפשים דרך לייעל את העבודה ועל הדרך אולי גם לחסוך במשאבים, יכול מאוד להיות שאופן ספייס יתאים גם לכם. אבל קודם כל נבין במה בדיוק מדובר. אז מהו אופן ספייס, למי הוא מתאים ומהם היתרונות שלו? הינה כל מה שחשוב לדעת.

 

מהו אופן ספייס?

אופן ספייס (Open Space) הוא סגנון עיצובי שמתאר חלל עבודה פתוח וגדול ללא קירות או מחיצות, שמחלקים את המשרד לאזורים סגורים. מדובר בגישה מודרנית לניהול סביבת עבודה, שנועדה לעודד תקשורת חופשית, אינטראקציה בלתי אמצעית ושיתופי פעולה בין עובדים. המרחב הפתוח מאפשר מעבר חופשי וגמישות, כך שכל אחד יכול לבחור את סביבת העבודה המתאימה לו באותו רגע.

חללי עבודה משותפים מהסוג הזה – כמו למשל מתחם עתידים קונקט ATIDIM CONNECT – נהפכו לפופולריים במיוחד בעידן של עבודה דינמית ויצירתית. לרוב תמצאו באותם חללים שולחנות וכיסאות נוחים, עמדות טעינה, מסכים, מקלדות וציוד משרדי שיאפשרו לעובדים סביבת עבודה מושלמת. בנוסף, ברבים מהמתחמים יש גם חדרי ישיבות להשכרה לפי דרישה, שמאזנים בין הגמישות של החלל הפתוח לבין הצורך בפרטיות נקודתית.

 

למי מתאים אופן ספייס?

אופן ספייס מתאים במיוחד לחברות שמאמינות בשיתוף פעולה, אווירה צעירה ופתוחה, ורוצות לטפח תקשורת בלתי פורמלית בצוותים. הסגנון הזה מאפשר חיבור בין עובדים, מעודד שיח, יצירתיות והרגשה של "ביחד", בלי לוותר לגמרי על המרחב האישי – כשמתכננים אותו נכון.

היתרון הגדול טמון ביכולת לשלב חופש תנועה וניידות – כל עובד יכול לבחור אם לעבוד לבד או בקבוצה, לשנות את המיקום בהתאם לאופי המשימה ולהרגיש חלק ממשהו גדול מבלי לאבד את האינדיבידואליות שלו.

מה חשוב לדעת לפני כניסה לאופן ספייס?

לפני שמשנים את סגנון העבודה לחלל פתוח, חשוב להכיר גם את האתגרים:

• רעש והסחות דעת – סביבת אופן ספייס אינה מבודדת, ולכן עלולה להיות רועשת. זה מתאים לחלק מהעובדים, אבל לאחרים – בעיקר כאלה שזקוקים לריכוז עמוק – זה עשוי להקשות. יש דרכים יצירתיות להתמודד עם זה, כמו אזניות מבודדות רעש, תכנון אזורי שקט ועוד. במקרים מסוימים, כדאי לשקול לשלב משרד להשכרה פרטי, כמו המשרדים שישנם שבפארק עתידים תל אביב.

• פחות פרטיות – קשה לקיים שיחות סודיות או לנהל מידע רגיש בחלל פתוח. מצד שני, היום יש פתרונות כמו מחיצות קלות או "פודים" סגורים שמוסיפים שכבת פרטיות בתוך האופן ספייס עצמו.

 

היתרונות של אופן ספייס

למרות האתגרים, אופן ספייס מביא איתו שורת יתרונות משמעותיים:

• חיסכון בעלויות – פחות מחיצות, פחות קירות, פחות הוצאות. הארגון נהנה מחלל גמיש במחיר משתלם יותר.

• תחושת מרחב – במקום חללים קטנים וסגורים, העובדים נהנים מחלל פתוח, מרווח ונעים.

• מיקום נגיש – קל יותר למצוא אופן ספייסים במיקומים אסטרטגיים בארץ – כולל מקומות מבוקשים שקשה למצוא בהם משרדים פרטיים.

• נטוורקינג ושיתופי פעולה – הקרבה הפיזית יוצרת הזדמנויות חדשות להיכרות בין קולגות ולעבודה משותפת בין עסקים, מה שמקדם חדשנות וצמיחה.

• עיצוב מקצועי מראש – בעלי עסקים שלא יודעים איך לתכנן משרד מאפס נהנים מחלל שעוצב מראש על ידי מומחים, מה שמבטיח סביבת עבודה נוחה, יעילה ומזמינה.

חסרונות האופן ספייס

חוסר פרטיות והפרעות בריכוז

הצד השני של המטבע הוא אובדן הפרטיות. בחלל פתוח, כל שיחה או פגישה חשופות לעיני כולם. הפרעות ורעשים מסביב יכולים לפגוע ביכולת הריכוז, בעיקר במשימות הדורשות חשיבה מעמיקה. במציאות, רבים משתמשים באוזניות ליצירת "קירות וירטואליים".

אתגרים בשליטה על רעש וטמפרטורה

שיחות, צלצולי טלפונים והקלדות יוצרים רעש רקע קבוע שקשה להתעלם ממנו. בנוסף, ויכוחים על הטמפרטורה במשרד הם כמעט בלתי נמנעים, כאשר העדפות העובדים משתנות.

איך לעבוד ביעילות באופן ספייס?

למרות האתגרים, ישנן טכניקות יעילות: שימוש באוזניות איכותיות, קביעת "שעות שקטות" עם העמיתים, ושימוש בטכניקת פומודורו (25 דקות עבודה ממוקדת ו-5 דקות הפסקה). מעבר זמני לחדר ישיבות פנוי לפגישות או משימות הדורשות ריכוז מיוחד יכול גם הוא לסייע בשמירה על פרודוקטיביות.

לסיכום

אופן ספייס יכול להיות פתרון מצוין עבור חברות המעוניינות לעודד שיתוף פעולה ולאפשר גמישות בניהול המרחב. עם זאת, חשוב לזהות מראש את הצרכים הספציפיים של הארגון והעובדים. לפני קבלת החלטה, שקלו פיילוט למספר חודשים, או בחירה במתחם המציע גם אזורים שקטים וחדרים פרטיים.

כמו כן, מומלץ להתייעץ עם העובדים הקיימים ולקבל את הדעות שלהם לגבי מעבר לסביבת עבודה פתוחה. חשוב גם להשקיע בפתרונות טכנולוגיים ואקוסטיים שיעזרו להפחית את החסרונות הפוטנציאליים.

בסופו של דבר, הבחירה בין מרחב עבודה פתוח למשרדים מסורתיים תלויה בתרבות הארגונית, בסוג העבודה שמבוצעת, ובהעדפות האישיות של העובדים. אופן ספייס אינו פתרון אוניברסלי, אך כאשר הוא מתאים – הוא יכול להיות כלי רב עוצמה לשיפור הפרודוקטיביות והשיתוף הפעולה בארגון.